Il registro degli Stakeholder di progetto

Riprendiamo e approfondiamo il tema degli stakeholder di progetto iniziato con il precedente articolo e vediamo da vicino il documento chiamato “Stakeholder Register”.

Come abbiamo in precedenza anticipato, il registro degli stakeholder è il documento nel quale il Project Manager iscrive le informazioni relative ai portatori d’interesse nel progetto, la sua redazione dovrebbe avvenire nella fase di avvio e rappresenta un input per i processi di raccolta requisiti, pianificazione della qualità, pianificazione delle comunicazioni e identificazione dei rischi.

Scopo principale del registro è documentare quali sono gli utenti interessati al progetto, la natura del loro interesse, la loro forza decisionale e il livello d’influenza. Questi aspetti determinano e condizionano le modalità di relazione che il Project Manager assumerà nei loro confronti e, in particolar modo, il grado di coinvolgimento che egli cercherà di ottenere.

Quali informazioni contiene

Vediamo brevemente quali informazioni possono essere iscritte nel registro, classificandole per praticità in quattro aree, senza pretesa di voler rappresentare una categorizzazione condivisibile né un elenco esaustivo.

• Informazioni identificative: cognome e nome, email e numero di telefono, nome dell’organizzazione, sede e ufficio di lavoro, ruolo ricoperto all’interno dell’organizzazione, eventuali delegati che possono rappresentarlo nel progetto.
• Influenza: ruolo ricoperto nel progetto, potere esercitabile, coinvolgimento richiesto, interesse mostrato, impatto del progetto sullo stakeholder e viceversa.
• Requisiti informativi e aspettative: tipologia e frequenza di aggiornamento (es. via email una volta a settimana), livello di dettaglio delle informazioni trasmesse (es. report dettagliati, verbali di riunione, executive summary), cosa si aspetta dal progetto e come farà a sapere di avere raggiunto le sue aspettative.
• Vi è poi un’altra classe di informazioni che può essere sconveniente far apparire nelle comunicazioni ufficiali e che rappresenta per il Project Manager un prezioso aiuto nella gestione delle relazioni: le Informazioni strategiche. In questa classe rientrano  informazioni come le potenzialità relazionali riscontrate e come sfruttarle, criticità relazionali riscontrate e come gestirle, atteggiamento dimostrato (costruttivo, ostruzionista), tipologia di contributi che può apportare, quando, perché e come coinvolgerlo (ad esempio in caso di escalation), se rappresenta per il progetto un punto di forza, di debolezza o addirittura un ostacolo.

L’importanza delle informazioni raccolte

È importante raccogliere il maggior numero di informazioni, verificare il grado di attendibilità e analizzarle con cura, perché potrebbero rilevare criticità e punti di attenzione (quali la presenza di stakeholder negativi) che richiedono un immediato intervento oppure potenzialità ed opportunità che possono essere sfruttate a vantaggio del progetto in caso di bisogno.

Il Project Manager dovrebbe cercare il prima possibile di trovare risposta a queste domande:
Chi ha il maggiore interesse al successo dell’iniziativa?
Chi ne sarebbe invece svantaggiato?

Dovrebbe quindi definire una strategia per sfruttare al meglio l’influenza degli stakeholder positivi e ridurre al minimo le criticità e i rischi sottesi alle relazioni con gli stakeholder negativi.

Ricordiamo infine che, sebbene la redazione del registro rappresenti un’attività richiesta nella fase iniziale, l’elenco dei soggetti interessati può subire variazioni durante il ciclo di vita del progetto e pertanto il suo contenuto dovrà essere prontamente aggiornato affinché rispecchi la reale situazione degli stakeholder.

Anche le considerazioni sulle opportunità e le criticità relazionali, più volte ribadite in questo e nel precedente articolo, debbono essere tenute sempre a mente perché possono mutare a seguito di qualsiasi evento, anche apparentemente insignificante, e far prendere al progetto una direzione inaspettata e indesiderata.

Conclusione

In conclusione i due articoli sostengono l’utilità e il vantaggio di dare importanza alla corretta individuazione e analisi degli stakeholder, dedicare tempo alla creazione di una rete di relazioni costruttive e mantenerla attiva per tutta la durata del progetto.

Le competenze tecniche e gestionali non bastano, occorre possedere anche capacità relazionali, flessibilità comportamentale e intelligenza emotiva. Per quanto possa essere ben progettato un piano di lavoro la sua attuazione dipenderà sempre dalle relazioni e dalle persone coinvolte; mettere gli stakeholder al primo posto renderà molto più facile realizzare ciò che è stato progettato.