I Sistemi Informativi Aziendali (Parte 2, Gli elementi)

Riprendiamo la nostra introduzione al mondo dei Sistemi Informativi Aziendali dal punto dove l’ abbiamo lasciata nel precedente articolo I Sistemi Informativi Aziendali (Parte 1, Introduzione).

Dunque, dal quadro introduttivo che ne abbiamo fatto sono emerse tre classi di elementi costituenti il Sistema Informativo Aziendale, ossia i dati, le procedure e gli strumenti.

I dati sono la “materia grezza” trattata e gestita dai sistemi informativi. Vengono rilevati nel momento in cui si verifica un evento aziendale considerato utile per l’organizzazione e, tramite opportuni trattamenti, vengono trasformati in informazioni atte a rappresentare nel modo opportuno in fenomeni aziendali. Come già anticipato in precedenza, dopo la loro rilevazione, i dati devono essere memorizzati in archivi elettronici, elaborati, consolidati e rappresentati in uno specifico formato, prima che possano essere utilizzabili dagli utenti finali che ne fanno richiesta.

Quest’ultimo processo (rappresentazione finale), al quale sono maggiormente sensibili gli utilizzatori del sistema, è fortemente condizionato dalle logiche che sono state impiegate nei precedenti processi di trattamento e gestione dei dati. Può essere rappresentata una particolare informazione solo se questa è stata precedentemente rilevata e archiviata, ed il suo livello di dettaglio opportunamente prefissato in precedenza. Per fare un esempio, se si volessero rappresentare i volumi di vendita espressi in valuta euro a due cifre decimali, questo sarebbe possibile solo se in precedenza si fosse provveduto a rilevare e trattare l’informazione con lo stesso livello di precisione (due cifre decimali appunto).

Le procedure (elettroniche) sono le sequenze di attività che il sistema deve compiere per trattare e gestire nel modo opportuno i dati raccolti e le informazioni richieste dall’ utente. Il flusso dei dati descritto in precedenza richiede infatti che il sistema esegua procedure elettroniche per le attività di rilevazione dati, archiviazione, elaborazione, trasformazione, consolidamento, controllo, correzione, distribuzione e rappresentazione dell’informazione all’ utilizzatore finale.

Le procedure possono essere eseguite in automatico dal sistema, ed essere quindi trasparenti per l’utilizzatore, oppure richiedere un livello di interazione con quest’ultimo. Per fare un esempio, l’inserimento di un ordine cliente relativo ad un certo articolo potrebbe essere eseguito direttamente dall’ utilizzatore, mentre il controllo sulla disponibilità in magazzino dell’articolo richiesto potrebbe essere svolta in automatico dal sistema andando a verificare la quantità in giacenza nel magazzino.

I dati vengono rilevati, trattati e distribuiti dalle procedure grazie alla presenza di strumenti tangibili e intangibili che compongono l’infrastruttura fisica e virtuale. In questa classe di elementi rientrato gli elaboratori elettronici (come ad esempio Mainframe, Server, Workstation, Notebook, Terminali, Registratori di cassa, POS, ATM), i dispositivi di rete (come ad esempio Modem, Repeater, Hub, Bridge, Switch, Router, Firewall, Gateway) e i software operativi e applicativi.

Il sistema informativo aziendale deve essere progettato e implementato con la consapevolezza che dovrà mantenere la sua utilità nel tempo e quindi garantire, per tutto il suo ciclo di vita, la capacità di rappresentare fedelmente e adeguatamente la realtà aziendale, che è per sua natura dinamica e soggetta a continui mutamenti originati sia all’ interno che all’ esterno di stessa.

Questo significa essere consapevoli fin dall’inizio che il sistema informativo richiederà inevitabilmente modifiche e adattamenti al fine di rispondere rapidamente alle nuove eventuali necessità informative, prestazionali, normative, di sicurezza, d‘integrazione interna (ad esempio con altri sistemi informativi, nuovi o esistenti) ed esterna (ad esempio con la Supply Chain).

È consigliabile pertanto prevedere fin dalle prime fasi di analisi e progettazione questo requisito di dinamicità e predisporre il sistema informativo affinché sia in grado di sostenere uno sviluppo incrementale e armonico. Dovrebbe essere in grado di integrarsi con altri sistemi, gestire nuovi processi e rappresentare un elemento sinergico e complementare dell’intera organizzazione aziendale presente e futura.

Termina qui questo breve percorso introduttivo ai Sistemi Informativi Aziendali, materia per la quale BrainyByte fornisce servizi di consulenza specializzata, Project Management e soluzioni applicative per aiutarvi ad implementare un sistema informativo aziendale funzionale per la vostra organizzazione.